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Datenschutz

Wenn Schulen personenbezogene Daten verarbeiten, haben sie die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Das ist grundsätzlich bei öffentlichen Schulen im Freistaat Sachsen das Sächsische Datenschutzgesetz (SächsDSG). Dies gilt ebenfalls bei anerkannten Ersatzschulen (in freier Trägerschaft), soweit sie hoheitliche (Bildungs-) Aufgaben wahrnehmen.

Im Übrigen ist an anerkannten Ersatzschulen, beispielsweise bei der Beschäftigtendatenverarbeitung, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einschlägig. Bei (lediglich) genehmigten Ersatzschulen (in freier Trägerschaft) richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach dem BDSG.

Zu beachten sind weiterhin das Schulgesetz für den Freistaat Sachsen (SchulG) das Gesetz über Schulen in freier Trägerschaft (SächsFrTrSchulG) sowie die erlassenen Schulordnungen und Verwaltungsvorschriften.

 

Datenverarbeitung

Dennoch herrscht verbreitet Unsicherheit bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen, wie beispielsweise jene, welche Schülerdaten überhaupt erhoben werden dürfen oder ob Ergebnisse vor der Klasse bekanntgegeben werden dürfen. Hinzu kommen aber auch Fragen, die erst mit den Möglichkeiten der modernen Datenverarbeitung entstehen. Dies betrifft zum einen die Datenverarbeitung durch die „Sächsische Schulverarbeitungssoftware“ (SaxSVS), zum anderen aber auch die Präsentation auf Schulhomepages im Internet oder in sozialen Netzwerken.

Schulen kommt hier nicht nur die Aufgabe zu, ihre eigene Datenverarbeitung gesetzeskonform zu gestalten, sondern auch, eine Sensibilisierung der Schüler beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu erreichen. Für öffentliche Schulen finden sich die Antworten auf viele dieser Fragen in der VwV Schuldatenschutz.

Ansprechpartner für schulische Datenschutzbelange

Ansprechpartner für schulische Datenschutzbelange ist danach der schulische Datenschutzbeauftragte. Dieser kann bei allen Schulen bestellt werden; ab einer Zahl von 30 Beschäftigten oder 500 Schülern ist diese Ernennung Pflicht. Daneben kann man sich auch an den Sächsischen Datenschutzbeauftragten wenden.

Fallbeispiele

Sind Hinderungsgründe bei Unterrichtsbefreiung anzugeben?

Nach § 4 Abs. 1 SächsDSG darf die Schule als öffentliche Stelle personenbezogene Daten verarbeiten, wenn das Sächsische Datenschutzgesetz oder eine andere Rechtsvorschrift (ein Gesetz oder eine Rechtsverordnung) dies erlaubt. Das Erheben personenbezogener Daten ist dabei gemäß § 12 SächsDSG nur zulässig, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgaben der erhebenden Stelle erforderlich ist. Zur Teilnahme am Unterricht regelt § 1 Schulbesuchsordnung (SBO), dass die Schüler an öffentlichen Schulen zur pünktlichen und regelmäßigen Teilnahme am Unterricht und an vom Schulleiter für verbindlich erklärten Schulveranstaltungen verpflichtet sind.

Ist ein Schüler durch Krankheit oder aus anderen nicht vorhersehbaren zwingenden Gründen verhindert, die Schule zu besuchen, so ist dies der Schule unter Angabe des Grundes und der voraussichtlichen Dauer der Verhinderung unverzüglich mitzuteilen (§ 2 SBO). Bei einer Krankheitsdauer von mehr als fünf Tagen sowie bei Teilzeitunterricht von mehr als zwei Unterrichtstagen kann der Klassenlehrer oder der Tutor vom Entschuldigungspflichtigen die Vorlage eines ärztlichen Zeugnisses verlangen. Bei der Information „Angabe des Grundes“ im Sinne der Schulbesuchsordnung handelt es sich lediglich um allgemeine Angaben, z. B. „krankheitsbedingt“ oder aus „gesundheitlichen Gründen“. Darüber hinausgehende Daten zum gesundheitlichen Zustand eines Schülers ist die Schule nicht zu erheben befugt.

Denn Angaben zur Gesundheit einer Person sind im Sächsischen Datenschutzgesetz als besonders schutzwürdig eingestuft: In § 4 Abs. 2 SächsDSG ist geregelt, dass die Verarbeitung von Daten über Gesundheit nur unter erschwerten Voraussetzungen zulässig ist, unter anderem dann, wenn eine Rechtsvorschrift dies ausdrücklich vorsieht oder zwingend voraussetzt oder der Betroffene eingewilligt hat.
Für die Erfüllung der Aufgaben der Schule ist lediglich der Grund des Fernbleibens vom Unterricht, hier z. B. „aus gesundheitlichen Gründen“ zur Gewährleistung der Schulpflicht erforderlich. Im Ausnahmefall, z. B. bei auffällig häufigen oder langen Erkrankungen, kann der Schulleiter gemäß § 2 Abs. 3 SBO vom Entschuldigungspflichtigen die Vorlage eines amts- oder vertrauensärztlichen Zeugnisses verlangen. Die Anforderung ist durch den Schulleiter besonders zu begründen.

Auffällig lang sind Erkrankungen von mehr als zehn Tagen, bei Teilzeitunterricht von mehr als vier Unterrichtstagen. Selbst in diesen Fällen darf mangels anderslautender Rechtsvorschrift das amts- oder vertrauensärztliche Zeugnis lediglich allgemeine Angaben z. B. „aus gesundheitlichen Gründen“ enthalten. Ähnlich ist die Rechtslage im Fall der Sportbefreiungen. Gemäß den Grundsätzen der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus und des Sächsischen Staatsministeriums für Soziales, Gesundheit und Familie zur Befreiung vom Sportunterricht können Schüler aus gesundheitlichen Gründen (auch teilweise) vom Sportunterricht befreit werden.

Vielen Eltern ist dabei nicht bekannt, dass gemäß Nummer 2 der Grundsätze der Verwaltungsvorschrift der Sportlehrer über Art und Umfang der Befreiung vom Sportunterricht entscheidet, soweit diese vier Wochen nicht überschreitet. Für eine Befreiung von mindestens einer Woche kann der Sportlehrer ein ärztliches Zeugnis vom Schüler anfordern. Aus dieser Rechtsnorm könnte man schlussfolgern, dass sächsische Schulen – um die Entscheidung über die Rechtmäßigkeit des Fernbleibens vom Sportunterricht zu treffen – den Grund der Erkrankung (teilweise bei den Eltern, teilweise als Zusatzangabe auf dem ärztlichen Attest) einzufordern befugt sind. Doch auch an dieser Stelle ist die Schule über die allgemeine Angabe „aus gesundheitlichen Gründen“ hinaus zur Erhebung von Gesundheitsdaten mangels Rechtsgrundlage nicht befugt. Über eine Befreiung vom Sportunterricht, die den Zeitraum von vier Wochen überschreitet, entscheidet der Schulleiter aufgrund einer Stellungnahme des Jugendärztlichen Dienstes des Gesundheitsamtes.

Der Jugendärztliche Dienst gibt seine Stellungnahme für das laufende Schuljahr auf dem Formblatt „Jugendärztliche Bescheinigung über die Teilnahme am Sportunterricht“ ab. Dieses Formblatt enthält entsprechend der Rechtslage keine Diagnose, sondern lediglich Empfehlungen aufgrund des Befundes, z. B. eine Vollbefreiung. Zur Klarstellung regelt die Verwaltungsvorschrift zur Befreiung vom Sportunterricht unter Nr. III. – Zusammenarbeit zwischen Jugendärztlichem Dienst und Schule – unmissverständlich: „Die Zusammenarbeit entbindet nicht von der ärztlichen Schweigepflicht.“

Die Speicherung von Gesundheitsdaten im schulischen Bereich ist mit der Einwilligung der Eltern oder bei volljährigen Schülern und Auszubildenden mit deren Einwilligung jedoch möglich. Dazu regeln die jeweils geltenden Schulordnungen, dass z. B. eine durch dafür qualifizierte Lehrer oder Schulpsychologen festgestellte Teilleistungsschwäche, Art und Grad einer Behinderung oder chronischen Krankheit, soweit sie für den Schulbesuch oder die Ausbildung von Bedeutung sind, durch die Schule mit Einwilligung der Betroffenen gespeichert werden dürfen. Zumeist werden diese Angaben bereits nach den Verordnungen der einzelnen Schularten bei der Schulaufnahme erhoben und sie werden als Informationen von den Eltern an die Schule gegeben. Als ein Beispiel, in dem die Kenntnis von solchen Daten sinnvoll ist, sei die Kenntnis des Sportlehrers von chronischen Erkrankungen genannt, die er im Rahmen des regulären Sportunterrichts beachten muss.

Diese Daten kann er in einem zusätzlich zum klassischen Klassenbuch speziell für den Sportunterricht geführten Klassenbuch in einer Spalte für besondere Eintragungen notieren. In dieser Spalte ist Raum für Eintragungen, z. B. über chronische Erkrankungen wie Asthma oder Diabetes, aber auch für aktuelle Einschränkungen, die ihm Eltern aus eigenem Antrieb mitgeteilt haben und die der Sportlehrer im Rahmen des regulären Sportunterrichts beachten muss, wie z. B. eine schwere Chlorallergie. Der Sportlehrer ist gehalten, die Gesundheit des Schülers zu schützen und trägt dafür die Verantwortung. Dieses spezielle Notenbuch des Sportlehrers unterliegt im Übrigen den gleichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie das klassische Notenbuch.

Was ist bei Internetpräsenzen von Schulen zu beachten?

Zunächst ist zu beachten, dass die Verbreitung von Abbildungen nach § 22 Kunsturhebergesetz (KunstUrhG) einwilligungsbedürftig ist. Dies betrifft Schüler, Lehrer und andere Beschäftigte. Nach § 33 KunstUrhG ist eine Zuwiderhandlung strafbar. Das Gesetz nennt in § 23 Abs. 1 aber auch Ausnahmen. So dürfen nach dem Gesetz Bildnisse verbreitet und zur Schau gestellt werden, wenn die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeiten erscheinen oder Versammlungen, Aufzüge und ähnliche Vorgänge (z. B. das Schulfest) abgebildet werden, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben.

Bei anderen personenbezogenen Daten ist zu differenzieren. Da es nur schwer vorstellbar ist, dass eine Veröffentlichung von Schülerdaten im Internet zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist, ist sie gemäß § 4 SächsDSG nur mit schriftlicher Einwilligung zulässig.
Bei Beschäftigten ist dies gemäß § 37 Abs. 2 Nr. 2 SächsDSG jedoch auch ohne Einwilligung dann möglich, wenn eine Veröffentlichung von Angaben wie Vorname, Nachname, dienstlicher E-Mail-Adresse, Dienstanschrift etc. für die Information der Allgemeinheit oder der anderen Beschäftigten erforderlich ist und ihr keine schutzwürdigen Interessen des betroffenen Beschäftigten entgegenstehen. Davon ist nach der VwV Schuldatenschutz nur beim Schulleiter und seinem Stellvertreter auszugehen. Bei anderen Beschäftigten ist die Veröffentlichung demnach ebenfalls nur mit Einwilligung zulässig.

Bei der Einwilligung der Schüler ist zu beachten, dass die Schüler zum Teil noch nicht volljährig sind. In diesen Fällen ist auch die Einwilligung der gesetzlichen Vertreter, in der Regel der Eltern, erforderlich. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei 14-jährigen oder älteren Schülern bereits regelmäßig eine Grundrechtsfähigkeit im Hinblick auf das informationelle Selbstbestimmungsrecht angenommen werden kann, so dass zwei Einwilligungen erforderlich werden. So kann auch bei Einwilligung der Sorgeberechtigten, aber bei Nicht-Einwilligung der Schüler – oder umgekehrt – die personenbezogene Datenverarbeitung dennoch unzulässig werden.
Ein Einwilligungsformular als Muster finden Sie im Internetangebot des Sächsischen Datenschutzbeauftragten (hier). 

Dürfen Notenspiegel erstellt und klassenintern bekannt gegeben werden?

Anhand eines anonymisierten Notenspiegels, der z. B. im Zusammenhang mit einer Klassen- oder Projektarbeit erstellt wird, wird ein Überblick über den Leistungsstand der Klasse insgesamt gegeben. Im Klassenverband wird damit bekannt gemacht, wie viele Schüler welche Noten erreicht haben.

Der Notenspiegel gibt Eltern und Schülern eine Orientierung über den Leistungsstand der Klasse insgesamt und ermöglicht damit die Einordnung des individuellen Lernstandes. Da sich kein Bezug zum einzelnen Schüler ergibt, werden auch keine personenbezogenen Daten bekannt gegeben.

Ist es erlaubt, Einzelnoten von Klassenarbeiten - bezogen auf den jeweiligen Schüler - vor der Klasse bekanntzugeben?

Ergebnisse und Benotungen von Klassenarbeiten sind personenbezogene Schülerdaten. Die Verarbeitung / Übermittlung personenbezogener Daten richtet sich nach § 4 Abs. 1 SächsDSG. Danach ist die Verarbeitung nur zulässig, wenn ein Gesetz oder eine Rechtsverordnung sie erlaubt bzw. der Betroffene in die Datenübermittlung eingewilligt hat. Allerdings ist die Schule zur Aufgabenerfüllung berechtigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten.

So kann es pädagogisch ausnahmsweise gerechtfertigt sein, Benotungen (z. B. als besondere Würdigung) vor dem Klassenverband bekanntzugeben. Hierbei hat die Schule einen Beurteilungsspielraum, aber auch Grenzen zu beachten. Schmähkritik oder Herabwürdigungen von Schülern, die nicht als erforderliche Datenverarbeitung in dem Zusammenhang anerkannt werden können, sind nicht statthaft  (siehe auch VwV Schuldatenschutz, Handreichung, Teil II, Ziffer 2d).

Dürfen Lehrer Probleme, die sie mit Eltern und / oder Schülern haben, während eines Elternabends personenbezogen ansprechen und mit den anwesenden Eltern beraten?

Es ist grundsätzlich nicht datenschutzgerecht, wenn einzelfallbezogene Probleme der Lehrer und der Schule mit Schülern und einzelnen Eltern und die sich daraus ergebenden Maßnahmen in der Öffentlichkeit eines Elternabends personenbezogen (insbesondere namensbezogen) genannt und beraten werden. Die Bekanntgabe von personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern im Rahmen eines Elternabends stellt eine Übermittlung an private Dritte im Sinne des §16 SächsDSG dar.

Die Schule als öffentliche Stelle darf diese Daten nur im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung übermitteln. Dabei unterliegt die Datenübermittlung dem Grundsatz der Zweckbindung und Erforderlichkeit. Es ist für die Aufgabenerfüllung der Schule nicht erforderlich, private Dritte in die Schwierigkeiten der Schule mit anderen Eltern und / oder Schülern einzubeziehen. Der Verlauf eines Elternabends könnte bei personenbezogenen Offenbarungen und einem nachteiligen Zusammenhang zudem leicht eskalieren. Die Bekanntmachung solcher Daten ist daher also weder datenschutzgerecht noch dürfte sie zielführend sein.

Ist es der Schule erlaubt, Organisatoren von Klassentreffen und Schuljubiläen Fotokopien aus deren ehemaligen Klassenbüchern zur Verfügung zu stellen?

Das Überlassen von (auch alten) Klassenbüchern zwecks Anfertigung von Kopien oder zum Auslegen bei Jubiläen zur Erinnerung an bedeutsame Ereignisse aus der Schulzeit wird von Organisatoren von Klassentreffen bei den Schulen immer wieder angefordert. Bei der Einsichtnahme in ein Klassenbuch würde der betreffende Personenkreis jedoch nicht nur Kenntnis von den eigenen Noten, Beurteilungen und Anmerkungen erhalten, sondern auch von denen seiner ehemaligen Mitschüler.

Eine Übermittlung dieser Daten an private Dritte ist nach dem SächsDSG dann zulässig, wenn es zur Aufgabenerfüllung der öffentlichen Stelle gehört und zudem den Grundsatz der Erforderlichkeit und der Zweckbindung erfüllt.

Da es nicht zur Aufgabenerfüllung der Schule gehört, Klassentreffen vorzubereiten und die Klassenbücher auch nicht zum Zwecke der Ausgestaltung von Klassentreffen angelegt werden, ist es der Schule datenschutzrechtlich nicht erlaubt, die Klassenbücher Interessenten zur Verfügung zu stellen. Die Schule müsste zuvor, wenn man das Bereitstellen eines Klassenbuches für Jubiläen als berechtigtes Interesse unterstellt, jeden im Klassenbuch genannten ehemaligen Schüler anschreiben und die schriftliche Einwilligung zur Veröffentlichung seiner Daten einholen.

Zudem müsste sie die Betroffenen darüber belehren, welche möglichen Auswirkungen die Bekanntgabe ihrer persönlichen Daten haben kann und dass sie ihr Einverständnis jederzeit widerrufen können. Das ist in der Regel durch eine Schule nicht zu leisten und wird von dieser deshalb abzulehnen sein.

Die Inhalte dieser Seite wurden vom Sächsischen Datenschutzbeauftragenten erstellt. Die Veröffentlichung durch das Sächsische Staatsministerium für Kultus erfolgt mit dessen freundlicher Genehmigung.

Stand: August 2013

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